Viet Academics

NSF CAREER Award: Một Năm Nhìn Lại

Tháng 7 năm ngoái (07/2022) mình nộp NSF CAREER Award proposal. Đây là một giải thưởng thường niên dành riêng cho những nhà nghiên cứu trẻ công tác chủ yếu tại các trường đại học ở Mỹ. Mục đích chính của bài này là ghi lại quá trình nộp của bản thân mình. Mặc dù proposal của mình đã được thông qua, nhìn lại phê bình của hội đồng thẩm định, mình thấy rằng một số điểm quan trọng trong proposal có thể được cải thiện thêm nữa. Mình sẽ thảo luận cụ thể những điểm này, hi vọng sẽ hữu ích cho những người nộp sau đó.

Trong bài này, mình không có ý định liệt kê tất cả những điều nên hoặc không nên khi nộp NSF CAREER Award. Bản thân mình trước khi nộp cũng không tìm hiểu quá nhiều về kinh nghiệm của những người nộp trước đó, nên bạn có lẽ cũng không cần. Mình chủ yếu hỏi han những người trong khoa nộp trước đó để học theo. Nhiều điểm mình thảo luận dưới đây có thể không áp dụng rộng rãi được, do đặc thù nghành nghiên cứu, cũng như các mối quan hệ cá nhân. Không khó để tìm ra rất nhiều bài viết chia sẻ kinh nghiệm cá nhân của những người đã từng nộp CAREER trước đó trên Internet; mình khuyến khích bạn đọc xem thêm những bài như vậy để có thêm cái nhìn đa chiều và tổng quát hơn.

Một số thuật ngữ mình để nguyên gốc tiếnh anh để bạn đọc có thể tìm kiếm một cách dễ dàng, cụ thể: proposal (đề cương nghiên cứu), principal investigator (PI; người nộp đề cương), program director (PD; giám đốc các bộ phận của NSF), panelist (thành viên hội đồng thẩm định).

1. Chuẩn Bị

Trước hết mình xin tóm tắt sơ lược về cá nhân. Mình bắt đầu làm Assistant Profesor (AP) từ tháng 9 2020 ở Manning CICS, UMass Amherst, giữa kì đại dịch COVID. Khoa mình có chính sách khá đặc biệt cho những AP mới: Không phải dạy kì học đầu tiên (teaching release) để dành thời gian làm quen với công việc cũng như cuộc sống mới. Trong kì đầu, mình hoàn toàn không phải tham gia giảng dạy, cũng như thực hiện các service trong khoa. Thay vào đó, mình dành thời gian để viết proposal đầu tiên.

Proposal đầu tiên mình viết cùng đồng nghiệp ở Israel, thông qua chương trình nghiên cứu hợp tác giữa NSF của Mỹ và BSF của Israel. Đồng nghiệp bên Israel của mình, tuy rất trẻ, nhưng đã có rất nhiều kinh nghiệm viết proposal. Mình học được rất nhiều từ dự án này: cách chuẩn bị viết bài, cách chọn lọc các vấn đề để trình bày, cách dẫn dắt những kết quả nghiên cứu trước đó như một tiền đề cho proposal hiện tại, cũng như cách kết nối những ý tưởng rời rạc thành một proposal hoành chỉnh. Và may mắn hơn cả là proposal này sau đó được NSF cấp kinh phí, tạo cho mình một tâm lý rất thoải mái cho lần nộp tiếp theo, cụ thể là CAREER Award. Ngoài ra những lời phê bình mình nhận được từ hội đồng thẩm định cho dự án này cũng là một bài học quan trọng.

Một số program director khuyên rằng không nên nộp một propposal khác—ngoại trừ CRII—trước khi nộp CAREER, nếu như cả hai về cùng một hướng nghiên cứu, vì khi đó tính mới của CAREER có thể bị giảm đi. Ở một mức độ nào đó, mình đồng ý với lời khuyên này; trên thực tế thì mình biết nhiều người vẫn nộp như vậy và vẫn được giải CAREER. Bản thân mình thì đây không phải vấn đề vì hai hướng nghiên cứu trong trong NSF-BSF proposal khác biệt khá nhiều so với CAREER proposal của mình.

Hè năm tiếp theo, 2011, mình không nộp thêm bất kì proposal mới nào; thay vào đó tập trung chuẩn bị cho CAREER proposal mình sắp viết, bao gồm:

  1. Suy nghĩ thêm một số hướng mà mình nghĩ mình sẽ đưa vào CAREER proposal. Mình cũng băt tay vầo thực hiện những bước đầu tiên, hi vọng sẽ có kết quả sơ bộ làm bước đệm cho đề tài.
  2. Đăng kí làm panelist. Mình lên hệ PD Algorithmic Foundation—chương trình dành cho các nghiên cứu lý thuyết—để đăng kí làm panelist. Sau gần 1 năm thì mình được mời làm thành viên của một hội đồng; lúc này khoảng cuối tháng 05/2023. Tham gia vào quá trình thẩm định các đề cương nộp vào là một kinh nghiệm cực kì hữu ích đối với mình, cụ thể mình biết được: cách các PD gán đề tài cho thành viên hội đồng, các điểm chính trong một đề tài mà hội đồng sẽ duyệt kĩ, cũng như hàng tá cá lỗi lớn nhỏ mà một proposal thường hay gặp phải, dẫn đến bị từ chối. Ví dụ có proposal rất tốt—PI giỏi, nghiên cứu tốt—nhưng bị từ chối chủ yếu do phần broader impact quá sơ sài. Những bài học này giúp ích cho mình khá nhiều khi chuẩn bị CAREER proposal.
  3. Chuẩn bị cho phần broader impact của proposal. Trước đó mình đã hợp tác với chương trình ERSP ở trong khoa—một chương trình tạo điều kiện nghiên cứu khoa học cho sinh viên đại học. Để chuẩn bị cho phần này, mình lên hệ tham gia một chương trình khác làm workshop cho sinh viên cấp 3 thuộc under-represented groups. Ngoài ra mình cũng hướng dẫn thêm một sinh viên cấp 3 nghiên cứu khoa học trong hè, và chuẩn bị tổ chức thêm một workshop khoa học cho ngành hẹp của mình.

Mình quyết định nộp CAREER hè năm tiếp theo, 2022. Tại thời điểm này thì mình cũng đã định hình sơ lược được cụ thể mình sẽ đề xuất những gì và mức ảnh hưởng của những hướng nghiên cứu đó ra sao. Việc còn lại là tập trung làm rõ những ý tưởng đó trên giấy. Vì đây là lần nộp đầu tiên, cộng thêm việc một dự án trước đó của mình đã được cấp kinh phí, khiến tâm lý nộp khá thoải mái. Mình đã có kế hoạch dành rất nhiều thời gian, khoảng 2.5 tháng để tập trung viết bài và nộp bài.

Một số người trước khi nộp thường liên hệ PD, gửi một trang summay để lấy ý kiến xem proposal có phù hợp với chương trình họ định nộp vào hay không. Theo mình đây là việc nên làm, đặc biệt khi proposal của bạn liên quan tới vài lĩnh vực khác nhau. Mình không liên hệ với PD vì mình biết proposal của mình chỉ có thể nộp vào đúng một chỗ, Algorithmic Foundations.

2. Viết Bài

Mình bắt đầu quá trình biết bài tầm khoảng 15 tháng 5; hạn nộp bài là 26 tháng 7. Tổng thời gian viết là hơn 2 tháng. Các mốc thời gian cơ bản của mình như sau:

  1. 15/05: chuẩn bị “blueprint” (bản thảo sơ lược) cho proposal.
  2. 02/06: bắt đầu viết dựa trê blueprint đã chuẩn bị sắn.
  3. 26/06: Hoàn thành xong bản nháp đầu tiên mà mình nghĩ khá tốt, có thể nộp luôn được nếu gấp gáp. Mình gửi bản thảo này cho hai người khác góp ý.
  4. 30/06: Nhận được góp ý của người đầu tiên, mình bắt đầu sửa bản thảo.
  5. 15/07: Nhận được góp ý của người thứ hai, mình sửa thêm một vài điểm nhỏ nữa.
  6. 21/07: Chính thức nộp bài. Mình nộp sớm hơn so với thời hạn khoảng 5 ngày.

2.1 Chuẩn Bị Blueprint

Bước này mình chỉ tập trung đặt ra các câu hỏi nghiên cứu (research questions). Mình liệt kê khoảng 11 câu hỏi khác nhau, và với mỗi câu hỏi, mình viết ngắn gọn:

Hình dưới đây là một ví dụ cụ thể trong blueprint của mình.

Question 1 (Difficulty: 10): Develop an analog of the randomized hierarchical decomposition (RHD) for minor-free graphs.

why interesting? RHD is well known for Euclidean and doubling metrics, and is a standard tool for designing PTASes for many problems. What currently lacking is a ``small set of portals’’ for each random ball.

Ideas: computing the net, and then observe that the set of nets have a bounded treewidth embedding. The low-treewidth nature of the embedding implies that there is small sets that prohibit arbitrary interactions between the net points. This kind of low complexity allows an efficient dynamic programs.</br></br> Potential applications: a large number of problems, including sparsest cuts, and Steiner tree, Steiner forest, prize-collecting Steiner tree.

Sau đó mình gộp các câu hỏi đã đặt ra theo hai hướng lớn (research thrust). Phần lớn các NSF proposal mình đã từng đọc đều có khoảng 3 research thrusts, nhưng mình chỉ có 2. Con số 2 hay 3 không quá quan trọng, điều quan trọng là đạt được sư cân bằng giữa độ rộng và độ sâu của proposal.

Chuẩn bị blueprint có hai lợi thế:

Trong số 11 câu hỏi mình đề xuất ở blueprint, 10 câu đi vào proposal, và một câu mình bỏ, vì không đủ giấy (proposal giới hạn ở 15 trang).

2.2 Phần Kĩ Thuật

Mình mất khoảng hơn 3 tuần tập trung cao độ, gần như ngày nào cũng viết—sáng, chiều, tối. Mình hủy bỏ gần hết các research meeting với đồng nghiệp, chỉ giữ meeting với Ph.D. students. Trong quá trình viết, mình bám sát và mở rộng thêm những gì đã viết trong blueprint. Bên cạnh một hướng nghiên cứu tốt, một tiêu chuẩn mà hội đồng thẩm định tìm kiếm trong một proposal là người nộp có đủ sự chuẩn bị—chủ yếu là kinh ngiệm tiền đề—để thực hiện các hướng nghiên cứu đề ra. Mình có gắng thể hiện điều này thông qua hai thứ:

  1. Kết nối nghiên cứu trong proposal hiện tại với nghiên cứu trước đây của bản thân. Với mỗi research thrust, trước khi mình đi sâu vào tình bày các câu hỏi nghiên cứu cụ thể, mình chỉ ra mối liên hệ với các kết quả trước. Nói một các nôm na thì các kết quả trước đó giống như những điểm nằm rải rác, còn research thrust hiện tại sẽ kết nối những điểm rải rác đó lại, và mở rộng xa hơn thành một chương trình ở một mức độ tham vọng hơn. Trên lý thuyết thì như vậy, nhưng trên thực tế thì….tùy may.
  2. Chỉ ra những kết quả sơ bộ ban đầu (preliminary results). Khi thảo luận cụ thể từng câu hỏi nghiên cứu, mình chỉ ra một số kết quả sơ bộ ban đầu (đã và đang tiến hành), nếu có, để minh họa cho tính khả thi của phương pháp đề xuất. Không phải câu hỏi nào mình cũng có kết quả sơ bộ, chỉ một vài là có.

2.3 Broader Impact

Như đã nói qua ở trên, broader impact là môt phần rất quan trọng trong proposal, mặc dù nó ít liên quan đến kĩ thuật nhất. Mục tiêu của phần này, theo NSF:

The agency also expects researchers’ work to have broader impacts: the potential to benefit society and contribute to the achievement of specific, desired societal outcomes.

Xem thêm thông tin tại trang web chính thức của NSF. Phần này mình viết về:

Phần này mình viết nhìn qua tuy là nhiều, nhưng về độ sâu thi chưa đủ. Sau này hội đồng cũng phải hồi lại như vậy, và mình cơ bản là đồng ý với phản hồi của hội đồng; chi tiết xin nói thêm ở phần 4.

Nghiên cứu của mình thuần lý thuyết, và có ít khả năng được đưa vào thực tế trong thời gian ngắn, nên mình không nói đến industrial adoption. Đây không phải là vấn đề quá quan trọn đối với Algorithmic Foundation. Nếu nghiên cứu của bạn có khả năng này thì đây là một điểm cộng trong broader impact.

2.4 Proposal Summary

Proposal summary là một phần tách biệt, chỉ có 1 trang, và đi kèm với hồ sơ nghiên cứu. Tuy chỉ có 1 trang nhưng phần này cực kì quan trọng: program directors (PDs) và các thành viên hội đồng thẩm định sẽ dựa vào tài liệu này để gán ai thẩm định đề tài nào.

Quy trình cơ bản là như sau: PDs sẽ gửi một tập khoảng vài chục đề tài cho một hội đồng tầm 15-20 người, mỗi người sẽ đọc qua proposal summary của mỗi đề tài và đưa ra preference riêng cho mỗi đề tài. PDs sau đó sẽ tổng hợp lại ý kiến của từ thành viên hội đồng và thực hiện gán đề tài. Mỗi đề tài được gán cho 3 tới 4 người chịu trách nhiệm thẩm định chính. Những người này sẽ đọc kĩ toàn bộ đề tài, viết lời bình, và sẽ trình bày các điểm mạnh/yếu của đề tài đó trước toàn bộ hội đồng lớn 20 người, và đưa ra thang đánh giá: (a) Highly Competitive, (b) Competitive, (c) Low Competitive, and (d) Not Recommended for Funding.

Tài liệu này giải thích cơ bản ý nghĩa của thang đánh giá là như sau: “Highly competitive (Really Good, very likely to be funded), Competitive (Good -we like them although they have some flaw, but probably won’t be funded unless money falls out of the sky), Low competitive (the idea’s good - try again after fixing major flaws) and Not Recommended for funding (reject - don’t even bother re-writing it).” Cách giải thích này chỉ mang tính tham khảo; rất khó để biết chính xác ý nghĩa của mỗi mục là gì.

Như đã nói, quá trình giao đề tài cho thành viên hội đồng chủ yếu dựa vào proposal summary. Ai cũng muốn đề tài của mình lọt vào tay của một thành viên phù hợp—người có kinh nghiệm nghiên cứu gần với mình nhất— để họ có thể đánh giá đề tài của mình một cách đúng đắn. Nếu họ thích đề tài của mình, họ sẽ là người đứng ra tranh luận với các thành viên khác trong hội đồng để bênh vực mình.

Bản thân mình dành vài ngày để viết và chỉnh chu proposal summary.

2.5 Gửi Bản Thảo Nhờ Góp Ý

Mình gửi bản thảo cho 2 người góp ý, một người là Ph.D. advisor cũ (người A), và một người là mentor trong khoa (người B). Cả hai người người đều dành thời gian khá nhiều để đọc bản thảo và chỉnh sửa chi tiết cho mình. Người A phản hồi sau vài ngày, chỉ ra một số đoạn viết chưa được tốt và đề xuất cách sửa, cho mình một số lời khuyên về cách tổ chức, cũng như một số cách dùng từ sao cho tốt hơn. Dựa vào những phả hồi đó, mình viết lại toàn bộ phần introduction của proposal; phần này sau khi sửa đọc trơn tru hơn hẳn. Người A cũng góp thêm ý tưởng viết phần broader impact. Các phần còn lại mình chỉ chỉnh sửa câu từ, không thay đổi cấu trúc.

Người B gửi lại phản hồi sau nửa tháng, chỉnh sửa một số lỗi viết. Về cơ bản khi nhận được phản hồi của người B thì mình đã khá hài lòng với cấu trúc của proposal hiện tại, nên mình chủ yếu chỉnh sửa bề ngoài.

3. Nộp Bài

Một phần không thể thiếu trong bộ hồ sơ là phần budget: tài liệu mô tả chi tiết số lượng tiền yêu cầu để thực hiện dự án. Đối với CAREER, ba tham số cơ bản là: (1) hỗ trợ 1 sinh viên PhD trong 5 năm, và (2) travel conference 2 lượt mỗi năm (3) lương hè cho PI là một tháng mỗi năm. Chi phí cho mỗi tham số của các trường khác nhau là khác nhau, nhưng cơ bản là xoay quanh 500K USD.

Phần hỗ trợ sinh viên thì có hai lựa chọn: 9 tháng và 12 tháng. Nhiều người mình biết chọn 9 tháng vì khi đó tổng chi phí đề tài sẽ gần con số 500k USD hơn. Mình trước khi nộp gửi email liên hệ vớ PDs hỏi xem mình nên theo 9 tháng hay 12 tháng, và một PD trả lời lại là nên cấu trúc 12 tháng. Vì lý do đó mà budget của mình bị thổi lên 655k, nhiều hơn kha khá so với chuẩn 500k. Nhưng cuối cùng mình vẫn được cấp đúng con số yêu cầu.

Một câu hỏi thường găp là liệu cấu trúc tiền tài trợ ít đi có tăng khả năng được nhận đề tài không? Kinh nghiệm của mình là không — tất nhiên là không được vượt quá định mức cứng, nếu có. Tiêu chí của NSF là cấp kinh phí cho những đề tài tốt, vấn đề con số cụ thể là thứ yếu. Khi đã đồng ý cấp kinh phí, nếu chi phí đề tài quá cao, thì PDs thường sẽ liên hệ lại với người nộp để tái cấu trúc chi phí. Theo mình thì: (1) đừng lo nếu chi phí cao thực hiện hơi cao, và (2) nên liên hệ với PDs để xác nhận lại xem chi phí đề xuất có hợp lý không.

Như đã nói ở trên, mình nộp bài trước hạn khoảng 5 ngày, đề phòng trường hợp rủ ro bỏ quên thứ gì đó.

Một số người nộp kèm letters of support, một dạng lá thư ngắn từ một cá nhân hay đại diện một tổ chức xác nhận cá nhân hay tổ chức đó sẽ hỗ trợ PI trong quá trình triển khai dự án, ví dụ như cung cấp dữ liệu, hoặc cùng hợp tác cho các hoạt động mô tả trong phần broader impact chẳng hạn. Hồ sơ của mình không có lá thư nào cả, một phần do đặc thù nghiên cứu lý thuyết.

4. Nhận Thông Báo

Theo NSF thì quá trình thẩm định khoảng 6 tháng; trên thực tế có thể sớm một chút hoặc muốn hơn rất nhiều. Có người mình biết đến tận tháng 5 năm sau, tức là khoảng 10 tháng từ khi nộp, mới nhận được thông báo chấp nhận.

Trong quá trình đợi kết quả, mình cũng nghĩ lan man tới việc chuẩn bị cho lần nộp thứ 2. Trong proposal của mình, phần mà mình chưa thấy hoàn chỉnh lắm là phần broader impact. Do không đủ khoảng trống nên phần viết của mình chưa được sâu. Mình cũng nghĩ thêm một vài ý tưởng để làm phần này tốt hơn trong lần nộp tới. Mình không quá kì vọng vào proposal của mình, vì tỉ lệ chấp nhận của CAREER khá thấp, nên chắc chắn sẽ có proposal, dù rất tốt, bị từ chối.

Đến ngày 16 tháng 12 — khoảng 5 tháng từ sau khi nộp— mình nhận được email của một PD là proposal đã được chấp nhận. May mắn và mừng rỡ. Mình báo tin cho một số người bạn, và hai người đã giúp mình chỉnh sửa bản nháp. Mình vui nhất là không phải nộp thêm lần nữa, dành thời gian làm nhữn thứ hay ho hơn.

Proposal của mình nhận được 3 đánh giá từ 3 thành viên hội đồng, trong đó 1 Excellent, 1 Excellent/Very Good và 1 Very Good. Tổng thể proposal được đánh giá là Competitive; xem ra cách diễn giải thang đánh giá của NSF đưa ra ở trên cũng không hẳn là đúng. Điểm yếu duy nhất được nhắc đến trong 2 đánh giá thấp hơn là phần broader impact chưa đủ độ sâu, một điểm mà mình cũng cho là yếu nhất.

Phần lớn hồ sơ CAREER mình biết nhận được ít nhất là 4, đôi khi là 5, 6 đánh giá khác nhau từ hội đồng. Có lẽ số lượng đánh giá của các chương trình khác nhau là khá nhau. Những interdisciplinary proposal có khi nhận được nhiều đánh giá hơn nữa, vầ có khi được thẩm định bởi nhiều hơn một hội đồng.

Nếu viết lại, mình sẽ chuẩn bị phần này kĩ hơn, cụ thể:

5. Lời Kết

Số lượng giải CAREER mỗi năm là quá nhỏ so với số lượng đề tài nộp vào. Nhiều đề tài cực kì tốt, nhưng vì số lượng ít, nên bị từ chối; đây là một điều vô cùng đáng tiếc. Bản thân mình cũng chuẩn bị các chiến lược cụ thể để nộp lại lần hai. Mình may mắn không phải nộp thêm lần nữa, nhưng nhiều người không được may mắn như vậy.

Trong cả quá trình, mình thấy proram directors là nguồn thông tin cực kì hữu dụng. Nếu bạn có câu hỏi, đừng ngại liên hệ PDs. Đăng kí tình nguyện làm panelist; bạn sẽ có cơ hội tiếp xúc với PDs nhiều hơn, và sau đó sẽ dễ hỏi han hơn.

Cuối cùng, chúc bạn may mắn!

Tác giả: Hung Le